Privacy Notice for Call Recordings (EN/DE)

Privacy Notice for Call Recordings at Charles (EN)

 

We explain below what personal data we process in call recordings and for what purpose, and what rights you have with regard to your personal data. If you would like to know how we generally process your data as a website visitor, please read our Website Privacy Policy.

 

Purpose and legal basis of processing

A call recording is made for internal training purposes. This is done on the basis of your consent, so the legal basis is Art. 6 (1) a) GDPR. A call is therefore only recorded if and after you have given your consent. If we want to record a call, we will inform you of this at the beginning of the call and ask for your consent.

Your consent is voluntary. If you give your consent, you can revoke it at any time with future effect without giving reasons. If you do not give your consent, the call will not be recorded.

 

What data do we process?

We process the call recording of the call with you, which includes the content of the call including video and audio (video calls) or audio (audio calls), as the case may be. Further, we process information about the particular call itself (time, duration, etc.).

 

Third Country Data Transfers

We may need to transfer your data outside the EU/EEA to so-called third countries, including to countries that do not provide the same level of protection for personal data, in particular the US. In such case, we will only transfer your data to recipients that provide an adequate level of data protection or as permitted by applicable data protection law by implementing appropriate safeguards, including, but not limited to, relevant data transfer agreements based on the EU Standard Contractual Clauses. 

 

Data Retention Period

We store your data for a maximum of 180 days.

 

Your Rights

You have the following rights in relation to your data:

 

  • Right of access (Art. 15 GDPR)
  • Right to rectification (Art. 16 GDPR)
  • Right to erasure (Art. 17 GDPR)
  • Right to restriction (Art. 18 GDPR)
  • Right to object (Art. 21 GDPR)

If you wish to withdraw your consent with future effect, please write to us at dpo@hello-charles.com. 

You also have the right to file a complaint with a supervisory authority.

 

Our Contact Details & Our Data Protection Officer

Charles GmbH

Gartenstraße 86-87

10115 Berlin

Germany

Email: info@hello-charles.com

 

Questions regarding this privacy notice or any other data protection related matter at Charles can be directed to our data protection officer: dpo@hello-charles.com.

 

Daten­schutz­er­klä­rung für die Gesprächs­auf­zeich­nung bei Charles (DE)

 

Wir erläutern Ihnen nachfolgend, welche personenbezogenen Daten wir bei Gesprächsaufzeichnungen für welchen Zweck verarbeiten und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Wenn Sie erfahren möchten, wie wir generell mit Ihren Daten als Website-Besucher umgehen, lesen Sie bitte unsere Website Privacy Policy.

 

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Eine Gesprächsaufzeichnung erfolgt zu internen Schulungszwecken. Diese erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung, sodass die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ist. Ein Gespräch wird also nur dann aufgezeichnet, wenn und nachdem Sie eingewilligt haben. Wenn wir ein Gespräch aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies am Anfang des Gespräches mitteilen und nach Ihrer Einwilligung fragen.

Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig. Wenn Sie diese erteilen, können Sie sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen, wird das Gespräch auch nicht aufgezeichnet.

 

Welche Daten verarbeiten wir?

Es handelt sich um die Aufzeichnung des mit Ihnen geführten Gespräches, aus der sich der Gesprächsinhalt mit Ton und Video (Videocall) oder Ton (Audiogespräch) ergibt sowie um Informationen zum jeweiligen Gespräch selbst (Uhrzeit, Dauer etc.).

 

Datenübermittlung in Drittländer

Möglicherweise übermitteln wir Ihre Daten außerhalb der EU/des EWR in sogenannte Drittländer, insbesondere in die USA. Dies sind in Länder, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogene Daten bieten. In diesem Fall übermitteln wir Ihre Daten nur an Empfänger, die ein angemessenes Datenschutzniveau bieten, indem wir geeignete Schutzmaßnahmen ergreifen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Datenübermittlungsvereinbarungen auf der Grundlage der jeweils gültigen EU-Standardvertragsklauseln.

 

Speicherdauer

Wir speichern diese Daten für maximal 180 Tage.

 

Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre Daten:

 

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Wenn Sie Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen möchten, schreiben Sie uns an dpo@hello-charles.com. 

Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

 

Unsere Kontaktdaten & unser Datenschutzbeauftragter

Charles GmbH

Gartenstraße 86-87

10115 Berlin

Email: info@hello-charles.com

 

Fragen zu unserer Datenschutzerklärung sowie zu anderen datenschutzbezogenen Themen bei Charles können Sie an unseren Datenschutzbeauftragten richten: dpo@hello-charles.com