Wie man die richtige WhatsApp Marketing Software auswählt [Checkliste mit unseren 12 Must-Haves]

Immer mehr Solution Provider für WhatsApp Marketing Software-Plattformen entern den Markt. Worauf sollte man da bei seinem Anbieter bzw. Tool unbedingt achten? Hier ist die ultimative Checkliste.

WhatsApp Business wächst in Europa rasant. Mit 2 Milliarden Nutzern weltweit, Öffnungsraten von 90 % und einem enormen Kundenbindungspotenzial ist es keine Überraschung, dass WhatsApp im Jahr 2019 ein Business-Angebot zu der bisher reinen Verbraucher-App hinzugefügt hat.

Marken auf der ganzen Welt steigern jetzt ihre Umsätze mit WhatsApp als Marketingkanal. Unglaubliche 50 Millionen Geschäfte nutzen jetzt WhatsApp Business auf der ganzen Welt.

Große Marken tun sich mit der WhatsApp Business-App schwer - diese ist nur für kleine Unternehmen gedacht. Für größere Unternehmen gibt es die WhatsApp Business API. Um Zugriff darauf zu erhalten, müssen sie mit einem WhatsApp Business Solution Provider (BSP) wie charles zusammenarbeiten, der WhatsApp-Tools für Firmen entwickelt. 

Derartige Softwares bieten eine Benutzeroberfläche für CRM- oder Marketing-Teams, um:

• WhatsApp-Chats zu automatisieren,
• sie teamübergreifend zu verwalten,
• Zielgruppen zu segmentieren,
• Ergebnisse zu überwachen und vieles mehr.  

Es gibt schon viele Software-Optionen, aus denen du wählen kannst, und die Zahl wächst stetig weiter.

Dieser Artikel soll dir helfen, eine fundierte Wahl zu treffen  - um das Risiko zu minimieren und den Erfolg zu maximieren.

CHECKLISTE: 12 Must-Haves für deine WhatsApp Marketing Software

Wo fängt man an, wenn man nach einer Software für WhatsApp-Marketing sucht? Eigentlich ist das gar nicht so kompliziert, wie du vielleicht denkst.

Vertrauen ist natürlich das A und O bei so einer Entscheidung, aber es kommt selbstverständlich auch auf die technischen Funktionen und den Support an.

Mit dieser Checkliste kannst du nicht nur super Anbieter vergleichen, sondern auch schnell verstehen, worauf es für deinen Anwendungsfall ankommt.

Nimm dir gerne diese Checkliste zu Hand, um selbst die richtigen Haken bei deinen Software-Kandidaten zu setzen.

Schauen wir uns zunächst an, wie ein Softwareunternehmen aussehen sollte, mit dem man gut zusammenarbeiten kann:

6 Must-Haves eines WhatsApp Marketing Software Providers

Beim der richtigen Software ist das Unternehmen hinter der Plattform mindestens genau so wichtig, wie die Plattform selbst. Es gilt: Pferdestärken sind nicht alles.

Viele Marken machen den Fehler, sich zu sofort mit den technischen Funktionen des Tools auseinandersetzen, bevor sie den Software Provider kritisch hinterfragen.

Hier sind unsere Top 6 Must-Haves deines Business Solution Providers, um langfristigen Erfolg zu garantieren:

1. Fokus auf Umsatzgenerierung

Nach 4 Jahren, in denen wir WhatsApp-Marketing für unsere Kunden betreiben, haben wir eine Sache gelernt:

Der ROI sollte deine Priorität Nummer 1 für den Erfolg mit WhatsApp sein.

Deshalb steht maximale Rentabilität im Mittelpunkt unserer Strategie - sowohl bei der Entwicklung unserer WhatsApp Marketing Tools als auch beim Support unseres Success-Teams. 

Natürlich bringt WhatsApp viele weichere, nicht messbare KPIs mit sich, wie schöne Dialoge, engere Beziehungen, eine stärkere Marke oder Personalisierung. 

Aber WhatsApp ist mit zusätzlichen Kosten pro Konversation verbunden (während der Versand von E-Mails kostenlos ist).

Das bedeutet, dass es sich lohnen muss. Wir wagen zu behaupten, einer der wenigen Anbieter zu sein, die über einen echten Geschäftssinn verfügen. Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Gewinnerzielung mit jeder Unterhaltung, die dein Unternehmen führt.

RPC (also Return per Conversation) ist unser höchstes Ziel bei charles. Jede Unterhaltung sollte einen Wert haben - deshalb liegt der durchschnittliche RPC unserer Kunden bei 2 €.

So sehr, dass wir sagen können, dass unsere Kunden im Durchschnitt einen RPC von 2 € und einen Return on Campaign Spend (ROCS) von 8-10x erzielen.

👉 Siehe mehr über WhatsApp-Metriken und charles WhatsApp-Benchmarks.

2. Hilfe bei der Kostenminimierung

Hier geht es zum Artikel: 7 Tipps, um WhatsApp-Kosten zu minimieren

4. Ein erstklassiges WhatsApp Success-Team

Die Unterstützung, die du vom Success-Team deines Software-Partners erhältst, wird über Erfolg oder Misserfolg deiner WhatsApp-Marketingbemühungen entscheiden.

Unterschätze bei WhatsApp niemals die Macht von Wissen und Erfahrung. Da es sich um einen relativ neuen Marketingkanal handelt, wirst du alle Insights brauchen, die du bekommen kannst. Dein Business Solution Provider (BSP) sollte Folgendes bieten:

• Hervorragendes Onboarding und Training
• Laufende Erfolgsgespräche
• Regelmäßige kreative Kampagnenideen
• Wissensaustausch mit anderen Marken aus ihrem Portfolio
• Verständnis der Analytik
• Ideen für die Optimierung deiner Kampagnen zur Leistungssteigerung

Wähle ein Success-Team, das eine gute erste Schulung und kontinuierliche Beratung anbietet - vor allem, um die Performance während wichtiger Verkaufsaktionen wie dem Black Friday zu steigern.

Wir bei charles sind stolz darauf, eines der besten Success-Teams der Branche zu haben, das auf 4 Jahre Erfahrung zurückgreift und Kunden mit Playbooks, Best Practices und kreativen Ideen tatkräftig zur Seite steht.

Bei charles tauschen wir regelmäßig Wissen von und mit unseren Kunden aus - zum Beispiel haben wir auf der DMEXCO 23 eine gemeinsame Masterclass mit WORMLAND gegeben.

5. Offizieller Meta und WhatsApp Partner

Wenn du einem Softwareunternehmen Kundengespräche und -daten anvertraust, musst du ihm vertrauen können. Eine Möglichkeit, sicher zu sein, ist, nur einen offiziellen Meta-Partner und WhatsApp Business Solution Provider (BSP) zu wählen.

Achte auf dieses Symbol bei deinem WhatsApp-Marketing-Tool (das charles natürlich hat).

Diese Unternehmen (wie charles) wurden von Meta und WhatsApp geprüft und für die Nutzung der WhatsApp Business API, die Erstellung von Software und die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen zugelassen. 

6. Stabilität von Unternehmen und Software

WhatsApp Business wächst in Europa schnell. Diese Entwicklung ist nicht nur eine große Chance für Marken, sondern auch für ehrgeizige Software-Unternehmer - aber nicht alle von ihnen sind gewissenhaft. 

Viele WhatsApp Marketing Tools sind brandneu auf dem Markt und versuchen, auf der Conversational Commerce-Welle zu reiten und schnelles Geld zu verdienen - nicht immer auf eine Weise, die für jeden Kunden gut endet.

Die beiden charles Co-Founder Andreas Tussing (Ex-McKinsey eCommerce Lead)
und Artjem Weissbeck (Gründer von Kapten & Son)

Auch wenn diese kleinen Start-ups erstaunliche Funktionen bieten und unglaubliche Dinge versprechen, solltest du über das Verkaufsargument hinaus auf echte Referenzen achten. Dinge wie:

• Wie lange gibt es das Unternehmen schon? (charles ist seit 2019 hier)
• Wer sind die Gründer? (unsere Gründer sind Ex-McKinsey Digital eCommerce Lead und Kapten & Son Gründer)
• Welche Kunden hat das Unternehmen? (charles genießt das Vertrauen von Dermalogica, ABOUT YOU, WWF und anderen)
• Ist es ISO-zertifiziert? (charles ist nach ISO 27001 zertifiziert)
• Welche Bewertungen hat das Unternehmen? (charles hat eine Bewertung von 4.8/5 auf G2)
• Welche anderen Anerkennungen hat das Unternehmen erhalten? (charles gehörte zu den Top Startups 2023 von LinkedIn, den Rising 100 2023 von Sifted und den Top Startups 2021 von Wired)

Prüfe, ob dein Softwarepartner nach ISO 27001 zertifiziert ist - ein Zeichen für einen sicheren, seriösen Provider.

6 Must-Haves einer WhatsApp Marketing Software Plattform

Kommen wir nun zu den technischen Aspekten der WhatsApp-Software.

Was sind die wichtigsten Funktionen, die du bei deinem WhatsApp-Marketing-Tool brauchst?

Natürlich ist der Bedarf an Funktionen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, aber für unseren Kernmarkt der Marketing- und CRM-Teams globaler Marken empfehlen wir, dass dein WhatsApp Marketing Tool Folgendes umfasst:

1. Erweiterte WhatsApp Marketing Automatisierung

Die Automatisierung hat sich im Laufe der Jahre zu charles' Killer-Feature entwickelt. Während sich viele Anbieter darauf konzentrieren, Kundendienstgespräche auf WhatsApp zu führen, haben wir uns auf ein Automatisierungsmodell spezialisiert. Das Herzstück unseres WhatsApp-Tools ist Journeys: ein Open Canvas Ansatz, auf der man ganz einfach automatisierte WhatsApp-Konversationen "zeichnen" kann. 

Und warum?

Weil Marketing-Teams keine Zeit haben, auf Kundengespräche zu antworten. Die Automatisierung spart Zeit und Mühe, sorgt für Markenkonsistenz und liefert umfangreiche Analysen. Wir nennen es die "immer eingeschaltete Umsatzmaschine".

Einmal eingerichtet, laufen deine automatisierten WhatsApp-Flows im Hintergrund und bringen dir Geld ein. Beispiele sind:

• Automatisierte, interaktive Produktfinder
• Opt-Ins zur Auftragsverfolgung von der Website aus
• Vollständig automatisierte Marketingkampagnen wie Gewinnspiele, Quizze und Rabatte

charles Journeys WhatsApp-Automatisierungsfunktion ist das Herzstück unserer WhatsApp-Marketing-Plattform und bei unseren Kunden sehr beliebt.

Zu den Funktionen der WhatsApp-Automatisierung, auf die du achten solltest, gehören:

• Zeitverzögerungen, um Nachrichten über einen Zeitraum von Sekunden, Stunden und sogar Monaten zu versenden
• Bedingte Knoten, so dass du die Zielgruppen innerhalb eines Flusses weiter aufteilen kannst
• Integration mit anderen CRM-Tools wie Klaviyo und Shop-Tools wie Shopify
• Überprüfungen vor der Veröffentlichung, um sicherzustellen, dass sie DSGVO-konform sind

Die Möglichkeiten von Journeys sind nur durch deine Fantasie begrenzt. Hier ist eines der komplexesten Flows, die wir je gemacht haben: ein bahnbrechendes WhatsApp-Rollenspiel für den WWF Deutschland.

2. Feine WhatsApp-Segmentierung

Bei WhatsApp ist Relevanz der Schlüssel. Kunden mögen sich mit generischen Inhalten in E-Mails abfinden, aber nicht in WhatsApp. Der Schlüssel zur Relevanz? Personalisierung und Segmentierung.

Wie kann man segmentieren?

Dazu brauchst du eine WhatsApp-Plattform mit einem Tool wie "Audience Builder" von charles. Damit kannst du für jede Kampagne, die du versendest, Listen von Zielgruppen erstellen. Innerhalb des Tools kannst du weiter personalisieren, z. B. mit Vornamen, Lieblingsfarbe (wenn du diese schon herausgefunden hast) und Haustiernamen.

Integrationen mit deinem Shopsystem und E-Mail-CRM sind ebenfalls wichtig, damit du bereits vorhandene Kundeninformationen wie das zuletzt gekaufte Produkt, die geöffnete E-Mail und den VIP-Status importieren kannst.

Je höher die Relevanz, desto wahrscheinlicher ist es, dass Kunden sich gehört (und geehrt 😉) fühlen und auf deine Kampagnen reagieren und desto höher ist die Performance deiner Kampagne.

Ein Blick auf das Audience Builder-Tool von charles, das Kunden zur Segmentierung ihrer WhatsApp-Zielgruppen verwenden.

3. Rich Analytics für WhatsApp

"Man kann nicht managen, was man nicht messen kann." Ein gängiges Marketing-Sprichwort, das nie mehr zutrifft als bei WhatsApp.

Dein WhatsApp Marketing Tool sollte dir einen klaren Überblick über die Ergebnisse jeder Marketingkampagne geben, einschließlich RPC, ROCS, Öffnungsrate, Klickrate und Gesamtumsatz.

Es sollte auch A/B-Tests ermöglichen, damit du herausfinden kannst, was bei deiner Zielgruppe funktioniert, bevor du deine gesamte Kampagne ausrollst.

Deine WhatsApp Marketing Software sollte dir die wichtigsten Ergebnisse jeder Marketingkampagne anzeigen, damit du den Umsatz zuordnen, dem Management Bericht erstatten und die Leistung weiter verbessern kannst.

4. Verschieden Möglichkeiten, deine WhatsApp-Abonnentenzahl zu vergrößern

Dein WhatsApp-Marketingkanal wird ohne Tools zur Vergrößerung deines Abonnentenstamms nur sehr schwer in Fahrt kommen.

Kunden wie Pferdegold setzen Widgets wie Website-Popups ein und erzielen eine höhere Reichweite, vor allem zu besonderen Anlässen wie Weihnachten

Dein WhatsApp-Marketing-Tool sollte Folgendes enthalten:

• Anpassbare Website-Popups, die Menschen auf WhatsApp bringen
• Ständig sichtbare Website-Bubbles, die die Besucher zu WhatsApp führen
• Widgets auf bestimmten Seiten, z. B. Bestellungsnachverfolgung auf deiner Dankeseite oder Benachrichtigungen über nicht vorrätige Produkte auf den Produktbeschreibungsseiten (PDPs)
• Die Möglichkeit, sie auf dem Desktop oder auf dem Mobiltelefon ein- oder auszuschalten - viele unserer Kunden leiten ihre Abonnenten auf dem Desktop zu E-Mail und auf dem Mobiltelefon zu WhatsApp, um eine intuitivere Reise zu ermöglichen
• E-Mail-CRM-Integration, die dir dabei hilft, Personen von E-Mail auf WhatsApp zu bringen.

Auf der charles-Plattform nennen wir sie "Chat-ins".

Die Möglichkeit, auf einfache Weise Website-Widgets hinzuzufügen und anzupassen, um WhatsApp-Abonnenten zu gewinnen, ist ein wesentlicher Bestandteil jedes WhatsApp-Marketing-Tools, wie dieses Website-Popup in unserer Chat-ins-Funktion

Darüber hinaus kann dein Success-Team dich beraten, wie du andere Social-Media-Kanäle wie Instagram, Facebook und TikTok nutzen kannst, um Follower für WhatsApp zu gewinnen.

Unsere Kunden lieben es, kreativ zu werden, um Kunden von Instagram zu WhatsApp zu bringen,
wie dieses aktuelle Insta-Gewinnspiel des veganen Tierfutterherstellers noms+

Dein WhatsApp BSP sollte dir auch bei der Einrichtung von "Click-to-Chat"-Anzeigen helfen.

👉 Hier findest du unsere besten Tipps, um dein WhatsApp-Publikum zu vergrößern.

5. Shop- und CRM-Integrationen mit WhatsApp

Du hast bereits hart daran gearbeitet, dein Shopsystem und deine CRM-Tools aufzubauen und deine Kundendatenbank zu erstellen. Natürlich willst du all das auch weiterhin nutzen können.

Wähle ein WhatsApp Marketing Tool, das eine Integration mit führender eCommerce- und CRM-Software bietet, zum Beispiel Shopify und Klaviyo.

In diesem Jahr haben wir WhatsApp mit Klaviyo vereint, damit Marken, die beide Tools nutzen, ihren Kunden eine bessere, reibungslosere und profitablere Reise bieten können.

In charles kannst du dank deiner Shopify-Integration während eines Gesprächs "Chatouts" versenden. Dabei handelt es sich um Links zu vorausgefüllten Warenkörben, damit Kunden mit nur einem Klick Produkte kaufen können (wenn sie bereits angemeldet sind).

Die Integration von Shop-Systemen mit WhatsApp - zum Beispiel mit Shopify - ist unerlässlich, um Kundendaten auf die richtige Weise zu sammeln und zu nutzen und den Umsatz mit personalisierten Erlebnissen zu steigern.

Je einfacher das Einkaufserlebnis ist und je weniger Hindernisse zwischen dem Kunden und einem Kauf stehen, desto besser.

👉 Weitere Informationen zu den Integrationen von charles findest du hier.

6. Auf deine Anforderungen anpassbar

Unternehmen haben individuelle und manchmal komplexe Anforderungen. Dein Partner sollte einen gewissen Spielraum für deine Lösung und Strategie bieten.

So sind beispielsweise kundenspezifische Integrationen wichtig für ein reibungsloses Onboarding und eine nahtlose Customer Journey. Du solltest in der Lage sein, deine Popups und andere sichtbare Elemente deiner WhatsApp-Lösung mit deinem Branding zu versehen. Wenn du dich entscheidest, deine WhatsApp Aktivitäten auf verschiedene Anwendungsfälle und Länder auszuweiten, sollte deine Software leicht skalierbar sein.

Ein gutes Zeichen für einen Softwarepartner ist, wenn er regelmäßig um Feedback bittet - und dann Maßnahmen ergreift, um darauf einzugehen.

Zusammengefasst: Wähle eine WhatsApp-Marketing-Software, der du vertraust

Die Arbeit, die du bei der Suche nach einem WhatsApp-Marketing-Tool leistest, sichert deinen zukünftigen, langfristigen Erfolg in diesem spannenden Marketingkanal.

Suche nach einem WhatsApp BSP- und Meta-Partner, der stabil, seriös und ROI-fokussiert ist und der kontinuierlich sein Fachwissen weitergibt. Suche nach einer WhatsApp-Marketingplattform, die umfangreiche Funktionen wie Automatisierung, Segmentierung, Shopify- und Klaviyo-Integration und detaillierte Analysen bietet.

Als einer der führenden WhatsApp-Marketing-Plattformen mit Fokus auf ROI, WhatsApp und einem leidenschaftlichen Customer Success-Team ist charles ein bevorzugter Partner für viele europäische Marken, insbesondere in der DACH-Region - darunter MediaMarkt, WWF, l’Occitane und Dermalogica.

Du fragst dich, welche die beste WhatsApp Marketing Software für dein Unternehmen ist? Melde dich einfach bei uns. Wenn du willst, stellen wir dir in einem kurzen Call mit unserem Vertriebsteam eine kostenlose Demo zur Verfügung.